planeación y organización de eventos

La realización de un evento por parte de una institución u organización constituye un espacio para establecer una comunicación más directa y efectiva tanto con su público interno como el externo, siempre sobre la base de un objetivo a alcanzar.

Independientemente de las clasificaciones o peculiaridades propias de los eventos (forma de organización, alcance, temática.) existen elementos comunes o generales en el desempeño que deben de asumir sus organizadores. Esos elementos comunes lo constituyen las funciones que conforman el ciclo administrativo y que convencionalmente hemos denominado: Planificación, Organización (divide e integra el trabajo y se establecen las relaciones y jerarquía), Mando (activa y asegura el funcionamiento del sistema organizativo) y Control (determina si las tareas se comportan según lo previsto, detecta reales y posibles desviaciones y; alerta para corregirlas o evitarlas).

Es necesario destacar que el proceso de planificación de un evento establece un esfuerzo coordinado, esto quiere decir que se debe crear un grupo por lo general denominado Comité Organizador, las personas que conformarán este grupo deben reunir ciertas competencias como: talento organizativo, comunicativo, directivo, humanístico; una actitud creativa y pro-activa, tanto desde un enfoque ejecutivo como ejecutor, con una amplia autoridad, habilidades para negociar, etc. El comité organizador junto a su responsable principal es el encargado de llevar a cabo la planificación, la organización, la dirección y el control de todo lo que se haga en relación al evento.

Producción

El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunión y que tienen como objetivo principal la preparación de los recursos y equipos que componen el evento.

Montaje

Disposición del equipo y los recursos técnicos, humanos y materiales que se utilizaran en el lugar donde se realizará el evento.

Ejecución

Fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas

Desmontaje

Orden del equipo para retiro de los materiales y elementos que fueron utilizados en el evento.

Evaluación de resultados

Momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos y la eficiencia de las prestaciones. La Evaluación de resultados es una de las partes más importante del postevento.

https://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci%C3%B3n_de_eventos
http://www.monografias.com/trabajos72/planificacion-eventos-perspectiva-gerencial/planificacion-eventos-perspectiva-gerencial.shtml